一、总则

为了进一步加强捐助档案管理，有效地保护和利用档案，更好地为助学各项工作服务，特制订本办法。

各助学区在助学活动中形成的全部档案（包括学校资料、学生资料、实地调查、发布、对账及反馈等一系列资料），应由本组指定专门义工集中统一保管。

二、机构、人员

捐助部指定一名义工负责归档文件及对档案进行合理分类归档。收集、存储各类结对捐助的原始资料电子版，并编辑为原版和缩小版两种形式，并编写档案目录，以便查阅和管理。管理存储空间，做好档案服务工作，方便义工查阅，定期刻盘存档。

三、档案管理制度

1、立卷归档制度：

（1）各助学区资料包括：

     a.学校资料：学校和拟资助学生情况概述、《学校调查表》、《学生学习费用统计表》及收费依据文件、《助学联系人调查表》、《助学账户证明》等。

     b.学生资料：《学生登记表》、高中生的捐助申请、助学联系人或班主任对每位学生的家访记录及新学期《学生信息变更表》等。

     c.实地调查资料：《格桑花工作人员委派审批表—家访》、实地调查情况汇总和调查要求、《学校调查（回访）报告》、《某批次学生调查报告》等。

     d.发放资料：各学校学生领款表及捐助人表、《发放申请》和发放要求、发放报告、现场照片、学生照片及领款表照片等。

（2）归档时间：

a、学校资料在助学点评估之后15天内归档。

b、学生资料及实地调查资料及学校回访报告在实地调查结束3天内上报并归档。助学金到账之后，结对捐助正式建立，待一个批次的助学金到齐之后，由各助学区负责人将系统中学生资料和捐助人资料导出并制作成表格，及时上报归档。每一批捐助完成后，建立捐助档案。

c、发放资料在助学金发放完成之后15天内上报归档。

（3）归档要求：

a、归档文件材料应真实、齐全、完整。

b、归档文件材料均需制作成电子版，以方便义工查询并归档。

c、归档文件按保管期限——年度——分类逐件排列，填好归档文件目录、备考。题名简明，能确切文件内容

（4）分类方法：以助学区为大类，分多层次进行档案分类；

a、如：玉树县助学区  下分：学校资料、学生资料、实地调查资料、发放资料等

    各助学区年度总结分析、学校年度评估报告等，归入各学区档案。

b、档案编号方法：档案目录用Excel编制，各档案条目同时具备档案号、文件名、简要说明、使用范围、文件组别、文件路径、备注。档案按档案号逆序排列。

档案号按四位年、两位月、两位日、两位顺序流水号（学生照片打包压缩）编制；

文件名按四位年、两位月、两位日、文件标题编制；

如：

2、档案保管和借用管理制度

（1）格桑花助学工作所形成的档案由相关责任义工保管，除允许外，不得直接以复制等任何方式交给使用范围外的任何人；

（2）使用范围外人员若需取得相关档案，应向档案管理义工申请，档案管理义工须告知其本规定，并捐助组组长批准，方可由管理义工发送；

（3）凡阅读或使用格桑花档案者，未经捐助组组长许可，均不得向使用范围外的任何人透露档案之内容；

（4）凡阅读或使用格桑花档案者，均视为已阅读本规定并承诺遵守此规定，否则将承担由此造成的任何道德上的谴责与法律上的责任。

3、档案保密制度

所有义工均视为已阅读并遵守相关保密规定，承诺遵守本规定；

档案严格按照档案公开范围进行管理，档案公开范围为格桑花所有义工。

4、档案备份制度

档案管理相关义工，须对电子版档案进行双重备份；管理义工须在更新之档案满一张光盘容量时，对档案内容进行光盘刻录两份保管，并在档案目录备注栏注明。

5、档案的销毁制度

档案管理义工不得自行销毁档案，在离开其工作岗位时，须将所有保留之档案转交下一档案管理义工，不得留任何备份，并遵守保密原则。

6、照片档案管理制度

照片档案须单独用Excel制作一档案目录，包括：档案号、文件名、事由、时间、地点、人物、背景、摄影者；档案号、文件名与前方法相同，如：

照片一事（一活动）为一卷，一张照片作为一件作品，同类型照片打包按每卷应有一个总说明。同时，在每卷内附加excel表格，按张进行说明，包括内容如接上例按下表所示：