印章管理制度

青海格桑花教育救助会 | 2018年06月01日

1 目的
本制度对印章的刻制、启用,保管、交接和停用以及印章的使用程序进行了规定,确保印章使用合法可靠,维护组织利益。
2 范围
本制度适用于组织内各种印章的管理;
3 职责
3.1 秘书处办公室负责全部印章的归口管理;
3.2 各部门负责本部门印章的使用和保管;
4 管理要求
4.1  印章的范围
印章包括公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章、发票专用章、部门专用章、钢印等,组织可根据管理需要刻制相关印章。
4.2  印章的刻制
4.2.1  印章的刻制均需发送申请邮件,内容包括印章名称,申请原因,报秘书处批准,由办公室开具介绍信,到公安机关相关部门办理刻制手续;
4.2.2 印章的形体和规格,按国家有关规定执行。
4.3  印章的启用
4.3.1 新印章启用前要填写《印章汇总表》,做好戳记,并留样保存,以便备查。4.3.2  印章启用应报秘书处批准,并下发启用通知,注明启用日期、发放单位和使用范围。
4.4  印章的保管
4.4.1 组织各类印章必须有专人保管。
组织公章由秘书长保管、法定代表人章由会计保管,财务专用章由出纳保管,部门专用章由部门负责人保管,其中办公室专用章由办公室专人保管。4.4.2  严禁员工私自将印章带离单位使用。若因工作需要,确需将印章带出使用,填写《外带印章使用情况表》,由部门主管同意,借用人只可将印章用于申请事由,并对印章的使用后果承担一切责任。4.4.3 印章保管人因事离岗时,须由部门主管指定人员暂时代管,以免贻误工作4.4.4  印章保管必须安全可靠,须加锁保存,印章均不可私自委托他人代管。4.4.5  印章保管有异常现象或遗失,应保护现场,及时汇报,配合查处。
4.5 印章的使用
4.5.1  印章使用范围如下:
a)凡属以组织名义对外发文、开具介绍信、报送报表、合同签订等一律加盖组织公章;
b) 凡属财务会计业务的用财务专用章;
c) 部门职责范围内对外提供证明等事务使用部门印章。  
4.5.2  印章使用程序。
1)组织的业务合同、项目协议、授权书、承诺书、介绍信等用章,经办人将需要盖章的文本用附件的形式,通过格桑花邮箱发送给秘书处的分管负责人,同时在邮件中说明需盖章的种类和份数,负责人审核同意后回复邮件并抄送给办公室印章保管员,办公室人员据此加盖印章,盖章前务必检查合同、协议等是否签写盖章日期,以确保合同的有效性,同时填写《印章使用登记表》。
2)部门职责范围内涉及到印章的,经部门负责人邮件审批后盖印,同时填写《印章使用登记表》。
3)严禁填盖空白合同和协议。
4.6  印章的交接
印章移交须办理手续,签署移交证明,注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。
4.7  印章的停用
4.7.1  出现以下情况,印章须停用  a)组织名称变动;  b)印章使用损坏;  c) 印章遗失或被窃,声明作废。4.7.2  印章停用时须经秘书处批准,及时将停用印章送办公室封存或销毁,建立印章上交、存档、销毁的登记档案。
 

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