1 目的

本制度对印章的刻制、启用，保管、交接和停用以及印章的使用范围及程序进行了规定，确保印章使用合法可靠，维护组织利益。

2 范围

本制度适用于组织内各种印章的管理；

3 职责

3.1 秘书处办公室负责全部印章的归口管理；

3.2 秘书处负责公章的使用审批工作；

3.3 各部门负责人负责各职能部门章的审批工作。

3.4  印章管理员负责印章的保管、印章使用的审核、登记工作。

4 管理要求

4.1  印章的范围

印章包括公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章、发票专用章、部门专用章、钢印等，组织可根据管理需要刻制相关印章。

4.2  印章的刻制

4.2.1  印章的刻制均需发送申请邮件，内容包括印章名称，申请原因，报秘书处批准，由办公室开具介绍信，到公安机关相关部门办理刻制手续；

4.2.2 印章的形体和规格，按国家有关规定执行。

4.2.3 未经组织允许，任何个人不得擅自刻制本部门的印章。

4.3  印章的启用

4.3.1 新印章启用前要填写《印章汇总表》（样式见附件2），做好戳记，并留样保存，以便备查。

4.3.2  印章启用应报秘书处批准，并下发启用通知，注明启用日期、发放单位和使用范围。

4.4  印章的保管

4.4.1 组织各类印章必须有专人保管。

组织公章由秘书长保管、法定代表人章由会计保管，财务专用章由出纳保管，部门专用章由部门负责人保管，其中办公室专用章由办公室专人保管。

4.4.2  严禁员工私自将印章带离单位使用。若因工作需要，确需将印章带出使用，填写《外带印章使用情况表》（样式见附件3），由部门主管同意，借用人只可将印章用于申请事由，并对印章的使用后果承担一切责任。

4.4.3 印章保管人因工作变动，应及时上缴印章，并与新印章管理人办理交接印章手续，填写《印章移交表》（样式见附件4），注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。

4.4.4  印章保管必须安全可靠，须加锁保存，印章均不可私自委托他人代管。如印章保管人因事离岗时，须由部门主管指定人员暂时代管，以免贻误工作。

4.4.5 印章应及时维护，确保其清晰、端正。

4.4.6  印章保管有异常现象或遗失，应保护现场，及时汇报，配合查处。

4.5  印章的使用

4.5.1 组织的印章必须按规定范围内使用，不得超出范围使用。

4.5.2  组织印章的使用范围

4.5.2.1 公章的使用范围

a) 组织对外签发的文件，如对外发文、介绍信等

b) 组织与其他单位联合签发的文件，如教育局协议、大客户协议等

c) 由组织出具的证明及有关材料，如授权书、承诺书等

d) 组织对外提供的财务报告

e) 组织章程

   f) 员工任免、聘用、离职等相应文件

   g) 各类合同

   h) 各类合作协议

4.5.2.2 法人代表章，主要用于需加盖私章的合同、财务报告、人事任免等各类文件。  

4.5.2.3  财务专用章，主要用于财务结算等相关业务。

4.5.2.4  部门章仅限于组织内部工作联系使用，不得对外。

4.5.3  印章使用程序

a）经办人将需要盖章的文本用附件的形式，通过格桑花邮箱发送给秘书处的分管负责人，同时在邮件中说明需盖章的种类和份数。

b）负责人审核同意后回复邮件并抄送给办公室印章保管员。

c） 印章保管员据此加盖印章，盖章前务必检查合同、协议等是否签写盖章日期，以确保合同的有效性，同时填写《印章使用登记表》（样式见附件1）。

d) 使用印章应坚持“先批准，后用章”的原则。事情特急无法履行邮件审批盖章的，先由经办人通过微信、QQ等在线沟通方式，说明需要盖章的事由和内容，得到负责人微信、QQ等在线回复并抄送印章管理人员后，印章管理人员再加盖印章，做好登记，印章经办人事后补发邮件，留下审批记录。

e) 严禁在空白格式化文件上加盖印章。

4.6  印章的停用

4.6.1  出现以下情况，印章须停用

a)组织名称变动；

b)印章使用损坏；

c) 印章遗失或被窃，声明作废。

4.6.2  印章停用时须经秘书处批准，及时将停用印章送办公室封存或销毁，建立印章上交、存档、销毁的登记档案。