文件控制程序

青海格桑花教育救助会 | 2018年06月01日

1 目的
对本会文件的编制、批准、发放、使用、更改、作废和回收等进行控制,确保相关职能部门和人员及时得到并使用有效的版本,防止误用失效或作废的文件和资料;
2 范围
本制度适用于青海格桑花教育救助会、青海格桑花教育基金会的各类内、外部规范性文件的控制;
3 职责和定义
3.1 秘书处办公室负责所有文件的归口管理;
3.2 各部门负责相关文件的编制、使用、保管;
3.3 外来文件:指组织外部的法律法规,或引用的规范,标准

4 文件要求
4.1文件分类
4.1.1 质量手册
4.1.2 程序文件
4.1.3 第三层次指导性文件:如作业指导书、操作规程等;
4.1.4 收集和报告数据或信息的标准表格;
4.1.5 外来文件:包括法律法规、标准等;
4.2文件的编号指南
本组织管理性文件的代号编制规则如下:GSH-X-$$-###  
(注:国家或外部单位另有规定的个别文件,本组织在使用该文件时将直接应用)
其中:
分别为 1--手册;
2---程序文件
3---操作性文件、流程、制度、指导书等;
4---表单(质量记录);
5---外来文件
●“$$”  表示职能识别码,根据该文件内容的主要职能归属来定,不同职能对应的识别码见表1。
表1:

4.3 文件的版本号
版本号/修订次:X/X,表示第几版本/第几次修订,版本号用A,B,C,表示,修订号用0,1,2,3….表示,到9时自动将版本号变更为下一级,修订号从0开始。当文件出现内容重大变化时,直接升级版本号,修订号从0开始。
4.4  文件的编制,批准,发放和更改;
4.4.1 组织的所有文件由各部门进行编制,报请秘书处办公室进行审批和修改,由组织负责人进行最后的批准签字发放,并加盖“ 格桑花可控文件”印章,记录在《文件控制一览表》,方可在组织内外部进行文件的流通。
4.4.2文件的发放范围以适用部门和人员为原则确定,应严格控制文件的分发,以便管理。各部门和人员在收到下发的文件时,应确认下列各项:    
a. 文件上有印章,审核和批准人员的签名;
b. 文件号、修订次和页数正确;
c. 文件的字迹清晰;
4.4.3  如果各部门人员认为文件内容有不适或者根据外部情况需要进行更改,可填写《文件更改单》将更改建议发送至秘书处办公室,重复4.4.1流程,秘书处办公室应将更改后的文件通知到相关部门或网站,以防止作废文件的非预期使用。
4.4.4  基于格桑花组织网络的特性,所有的审批签字,以邮件传递(或OA审批)为准。文件发布时,根据文件使用范围在官方网站、内部论坛以及使用格桑花邮箱发送为准。
4.5外来文件的控制
秘书处办公室负责外来文件的收集和发放,并形成《外来文件清单》,每隔半年重新评审一次外来文件是否有更改和换版,及时在组织内部进行传达和更新。如《公益事业捐赠法》,《慈善事业法》和各省市关于慈善事业的指导性意见等。
    
5 相关记录
5.1 文件控制一览表 GSH-4-SO-001
5.2 文件更改单     GSH-4-SO-002
5.3 外来文件清单   GSH-4-SO-003

6 附件:相关表单格式
文件控制一览表
文件编号: GSH-4-SO-001

文件更改单
文件编号: GSH-4-SO-002

外来文件清单
文件编号: GSH-4-SO-003

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