青海格桑花教育基金会固定资产管理制度

青海格桑花教育基金会固定资产管理制度

 

  1. 目的

为加强组织固定资产的保管及物资管理工作,规范固定资产的管理和使用,特制定本办法。

  1. 范围

本办法明确了固定资产的管理原则、固定资产的购置、验收、维修、报废、调拨、盘点等全过程。

定义

固定资产是指单价在500元以上,使用期限在一年以上,能独立使用并在使用过程中基本保持原有物质形态的交通工具、各类电子设备、办公家具、电器产品等资产。部分物品单价虽未达到规定标准,但耐用时间在一年以上的同类办公用品、设备以及单位购置和受赠的具有一定价值的各类物品,亦纳入固定资产管理范畴。

职责

4.1  财务部为固定资产的归口管理部门,主要负责固定资产的验收、登记、建卡等管理工作;

4.2  财务部负责固定资产的资金核算、折旧等财务管理工作;

4.3  各部门使用人员负责固定资产实物的直接管理工作。

管理原则

5.1  固定资产管理实行“管理规范,责任明确,配置管理,效益优先”的原则。

5.2  固定资产的保管以“谁使用谁保管”为原则,使用部门、使用人是第一保管人和日常保养人,在使用部门或使用人发生更替时,及时到财务部办理固定资产移交手续。

5.3  因仪器、设备、办公工具本身缺陷或使用年久而不能正常工作时,部门负责任人或使用人应向固定资产管理部门提出保修或报废处理的申请。

管理流程

6.1  固定资产的购置和调拨

需添置固定资产的部门,应填写《固定资产购置申请单》,经部门负责人审核、秘书处审批通过后,提交至固定资产管理部门。

固定资产管理部门在接到《固定资产购置申请单》后,优先选择从其它部门(工作站)调拨闲置的固定资产。调拨固定资产时,由固定资产管理部门填写《固定资产调拨单》,调拨双方核对实物、固定资产编码、固定资产卡片等,在《固定资产调拨单》上签字确认。固定资产管理部门应及时更新固定资产管理台账及固定资产卡片中的信息。

若没有可调拨的固定资产,则由秘书处指定人员负责询价采购。

6.2  固定资产验收

购置的资产到达办公室后,采购人员应通知固定资产管理人员办理验收登记手续。固定资产验收由财务部和各使用部门负责,经过验收合格的资产,才能办理报销手续,验收不合格的设备由采购人员办理退换、索赔、拒付等事宜。使用部门对资产进行验收后,一周内应到财务部办理固定资产卡片登记手续,固定资产卡片应由验收人和使用人签字,财务部在办理固定资产卡片的同时,应登记《固定资产台账》。

6.3  固定资产的保养及维修

固定资产一旦发生故障,应立即停止使用,及时告知部门负责人及固定资产管理人员,填写《固定资产维修申请单》,经批准后联系相关人员进行维修。

6.4  固定资产的报废

固定资产由于正常使用而磨损,最后丧失其使用价值或由于自然侵蚀、意外事故造成固定资产无法修复的毁损,需办理相关报废手续。固定资产使用部门填写《固定资产报废审批表》,列明固定资产报废原因,报部门及秘书处批准后转入固定资产清理程序。报废资产处理完毕,应告之固定资产管理部门及时登记,核销账簿记录。

6.5  固定资产的赔偿

凡遗失、损坏固定资产,根据情况,经部门及秘书处批准按固定资产净值的10%-100%由当事人赔偿;固定资产领用人员辞职或调动,应退回所领用的固定资产,对损坏、丢失的视其情况按原价的10%-100%赔偿。损坏、丢失赔偿界定如下:

1)主观原因造成的组织电子设备及办公用品的损坏、丢失,均按损失价值赔偿,情节较重者可加重处罚。

2)不按制度又未经批准擅自动用或拆毁电子设备及办公用品造成的损失(包括待报废或已报废但未处置的电子设备及办公用品);

3)不遵守操作规程或不按规定要求进行操作造成的损失;

4)工作失职,不负责任,保管人员保管不当等造成的损失;

5)未经固定资产管理人员登记领用,擅自将各电子设备及办公用品挪作私用或私自外借造成的损失;

6)未了解电子设备性能及操作使用方法,轻率动用电子设备及办公用品造成的损失;

7)发生故障,隐瞒不报;

8)个人借用固定资产,如笔记本电脑等,由于使用不当或保管不善而造成的损失、丢失;

9) 由于其他不遵守规章制度等主观原因造成的电子设备及办公用品损坏、丢失。

6.7  固定资产的盘点

本组织定于半年对资产进行一次实物的清点,清点工作由财务部组织,各部门应给予积极的配合。

   固定资产盘点表要详细的反映所盘点的固定资产实有数,并与固定资产帐面数核对,做到帐务、实物和固定资产卡片相核对一致。若有盘盈或盘亏,须编报《固定资产盘盈盘亏报告表》,列出原因和责任,报相关部门的负责人和秘书处审核。

6.8  固定资产的资产编号

1)固定资产由固定资产管理部门负责编号后制作台账。

2)编号方式:GSH-G-购买年份(四位数字)-流水号码

例:2017年1月1日购入的第一台电脑,编号:GSH-G-2017-001

相关记录

7.1  固定资产购置申请单 GSH-4-SO-004.01

7.2  固定资产调拨单  GSH-4-SO-004.02

7.2  固定资产维修申请单  GSH-4-SO-004.03

7.3  固定资产报废审批表  GSH-4-SO-004.04

7.4   固定资产管理台账   GSH-4-SO-004.05