财务制度

 

青海格桑花教育救助会

    财务报销和支款管理办法   

1 目的
为了进一步规范财务支款工作流程、明确费用开支标准以及费用报销(借款)审批程序等,结合组织运行的基本财务管理制度,根据《民间非营利组织会计制度》,本着合理、必要、节约、诚信的原则,特制定本办法。
2 范围
    适用于格桑花各类人力、公用和项目支出的支款和报销流程以及报销基准。
3 定义
3.1  人力支出:主要指格桑花专职人员的工资、补贴以及绩效考核奖金等;
3.2  公用支出:主要指为保障组织有效运行过程中所用到的公用支出,如差旅费、固定资产和日常消耗品购置、房租水电等其他公用支出;
3.3  项目支出:主要指组织的慈善项目运行过程中的支出,如项目采购、结对类、培训类、工程类等
3.4  支款凭证:能体现款项用途和数额的相关表格表单、发票、合同等或者在款项支出过程中的记录文件。
4 支款流程与要求

4.1 经办人报批
4.1.1  整理凭证
经办人整理报销或者支出凭证,不同类别报销需提交的凭证如下:
a)    人力支出:工资发放表、考勤表、绩效考核表、社保清单等。
b)    公用支出:税务发票(财政收据)、固定资产购置协议书、货物清单、验收单、办公用品购置审批表、出差审批表以及费用明细等。
c)    宣传印刷费:除发票和付款记录外,还应提供相关合同(印刷、广告等)、印刷清单、印刷样品、刊登广告的媒介资料(样刊或录像)等相关资料。宣传印刷费如果属于项目支出的话不得超过项目预算的5%。
d)    交通通讯差旅费:必须提供原始票据(火车票、汽车票、飞机票、出租车发票等)、出差审批表(委派单等)、出差报告(发放报告、家访报告、项目报告等)和出差费用明细表。若发生邮寄费用的,除发票和付款记录外,应保留邮寄清单等相关资料。
e)    会议费用:除发票和付款记录外,应当还提供会议通知、会议议程、会议材料、会场照片、相关合同(场地使用费、会议印刷资料、购买会议用品等)、与会人员名单及签到表(包括姓名、部门、联系电话)、会议场所消费的原始记录等相关资料。
f)    培训费用:发生的培训费用报销除了发票和付款记录外,应当提供培训通知、课程方案或日程、教材讲义、会场照片、培训人员名单及签到表(包括姓名、部门、联系电话)、会议场所消费的原始记录等相关资料。
g)    重要或较大支出:举办活动租赁车辆、借用场地和购买服装等重要或较大业务经费支出,事先应签订协议合同,报销时要附协议合同。
h)    对于项目中发生的没有发票的款项(如给孩子的零用钱、补贴款),需要制作清单,清单内容包括领款人姓名、身份证号、联系电话、签收人,签收表上需要体现经办人、证明人、批准人。
i)    所有拓展营和项目中涉及到受益人数为多人的,需要提供名单清册,也就是参加成员的签到表,签到表需要提供要素为xx项目对象签到表,日期、姓名、学校(单位)、身份证号、联系电话、签到人,项目负责人等
j)    项目支出: 税务发票(财政收据)外,还应该包括各实施过程中的记录文件,如结对类项目需提交结对助学金领款表、捐助人表;其他项目需提交立项审批表,合同、货物清单、验收单、决算报告、项目报告等。
各类凭证不得缺失,整理完毕后,经办人在OA中填写《支出申请单》,注明费用发生原因、地点,准确计算金额和单据张数或联系方式,并在每张单据签字。单独项目的支款凭证应尽量装订在一起便于查看,原则上由经办人本人办理结算,一事一报,严禁混合报销、伙同报销或代替报销。
4.1.2    凭证填写要求
  a )手工填写部分应用蓝色、蓝黑色或黑色签字笔、钢笔逐项填写,禁止使用红色笔、圆珠笔或铅笔;除签字部分外,其余可打印。
b)结对助学发放表等需要外部人员签字确认的,经办人员需指导对方按规定签字确认。
c)字迹要清晰,不得涂改。
4.1.3  发票要求
凭证中应包含发票的,注意在获取发票的过程中关注以下事项:
a)通过银行结算(如:转账支票、电汇等)的款项,经办人在申请款项同时需向财务提供详细的收款单位名称、帐号、开户行。
b)工作人员采购商品所取得的发票必须符合国家税法相关规定。发票取得人应对其所取得发票的真实性、合法性负责。对不符合财务规定的票据,财务人员应当拒绝接受,予以退回,并向秘书处报告。
c)购货单位:要填写全称,应准确无误。
d)发票日期:应如实填写。
e)金额:大小写数字应一致、无误。
f)发票上应清楚盖有“发票专用章”。如是增值税专用发票,必须符合国家有关规定。(发票上应有经济业务内容、数量、单价和金额等要素)
g) 固定资产购置应原则上应签订购货合同,不具体签订合同条件的则必须在发票上注明供货商的真实姓名、身份证件和联系方式。
H)原始票据的列支应当有经办人、证明或验收人、批准人签名等审批手续。原则上不允许出现定额发票(100元以上定额发票),如特殊情况不得不使用定额发票时,需出具电子小票、购物清单(名称、单价、数量),并加盖出售单位的财务专用章。
4.2 部门审核
部门负责人主要对经办人所要递交的支出凭证的完整性和有效性进行确认,审核这些支出是部门业务产生的,是合理且必要的,确认无误后在OA的《支出申请单》上签署意见,将请款信息传递到财务部稽核,支出凭证原件提交至办公室(异地人员可通过快递)。
4.3 财务审核
财务部门对单据合法性、真实性、与经济业务的吻合性等进行审核,确认无误后,向秘书处申请最后批准。
4.4秘书处批准
秘书处按《分级授权规范》进行会签或批准,具体核签通过OA办理,确认无误后,由财务人员将原始付款凭证整理完毕,交法人代表在审批表上书面签字,然后由出纳最终出款。
4.5  出纳付款
出纳核对票据的合法性、准确性、有效性后,及时支付款项,若发现有超越权限或不符合制度规定的支出时,出纳有权拒绝报销付款,并向秘书处反映。
4.6 预支款项处理
因执行项目、人员出差需预支款项的,经办人在OA中办理借款手续。预支金额在部门限额以内的由部门负责人批准后由出纳付款;部门预支金额超出部门限额后,报秘书处批准。各部门限额为:5000元
原则上经办人与财务结清经办经济业务需按要求取得全部的凭证,否则作为预支款项。在经济业务情况比较清楚且支出金额明确的情况下,在未取得发票前允许直接按支出进行审批,但不作为财务与经办人员完成结算,最终经办人员必须取得发票后与财务人员办理结算。
5 报销及补助标准
5.1 差旅费
5.1.1出差交通工具选择标准是:火车硬座、汽车普客、轮船三等舱位,也可以选择高铁二等座/动车组二等座、汽车快客等新型快速交通方式。因出差时间有限或综合考虑乘坐飞机,在总费用不超过高铁/动车组等交通工具费用10%时,可选择乘坐飞机。如遇特殊情况,必须乘坐飞机的,需事先报批同意。
5.1.2  乘坐车船,自晚上8时至次日晨7时之间在交通工具上过夜6小时以上的,或连续乘车时间超过12小时的,可购火车硬卧票、汽车(硬)卧或豪华空调、轮船二等舱,同时扣减一晚住宿费。
5.1.3 因客观条件限制无法购到规定车船票而需提高乘坐标准的,须提前向秘书处申请,经秘书处同意后方可乘坐。未经秘书处批准,出差人员自行选择超标准交通工具的,超出部分费用由个人承担。
5.1.4 出差人员事先经秘书处批准就近回家或赴其他地方省亲、办事的,凭车船票依实报销实际出差费用,不得报销和计发绕道及在家或办理私事期间的相关费用。
5.1.5 出差人员参加在外地召开的各类会议,会议主办单位出具“食宿费自理”证明的,(若主办方无法提供,可以自行做说明)可按规定标准计发误餐补贴、报销住宿费、市内交通费。会议主办单位包食宿的,不计发误餐补贴及报销住宿费。
5.1.6 工作人员赴外地学习培训,短期培训按照参加会议办理相关报销,长期培训的误餐补贴等项另行规定。
5.1.7 公共交通不方便的情况下,出差人员使用私家车出行的,可根据城市间里程数按0.4元/公里补贴油费,用油票在标准范围内结算报销,高速公路费、过桥过路费据实凭票报销。
5.1.8 出差期间,一般不对外宴请和对外赠送礼品,如确有需要必须事先请示秘书处同意。
5.1.9 出差期间如发生业务招待、宴请费用、礼品赠送费用等,不得在差旅费中报销,应按业务招待费单独审批报销。
5.1.10 出差前需要秘书处批准的事项应事先通过OA或电子邮件提交申请,由秘书处批准同意后方可办理。出差期间不方便上网或时间紧急无法办理的,可先电话口头请示,过后补办相关手续。
5.1.11  出差人员应在出差返回后30天内报帐,需延期报销的应有书面申请并有部门领导审批。
5.2 住宿费
5.2.1出差住宿优先选择当地快捷酒店等经济型酒店,北、上、广、深等一线城市按不超过400元/间•天;省会城市及长三角、珠三角等二线城市、玉树囊谦、曲麻莱、果洛州等偏远城市按不超过300元/间•天;其他城市按不超过250元/间•天。报销时凭发票在标准范围内据实报销,超过部分自负。
5.2.2 当客房兼做对外工作洽谈、工作会议等场所时,可按实际发生金额报销住宿费,但需事先经秘书处批准,事后报销时在票面背后注明与会人员名单、事项等;
5.2.3 同性别双数同行,应选择住双人间。
5.2.4工作人员到项目地工作期间,项目地提供住宿的,不再报销住宿费。
5.2.5 因县城、乡村级出差地住宿无法获得发票的,由旅馆收款人写收条,留下电话号码,按实际发生额计发住宿补贴(上限不超过80元/晚),不再报销住宿费。
5.3误餐补贴
5.3.1出差人员出差按标准计发误餐补贴,计发误餐补贴后不再报销出差人员餐费。
5.3.2 出差计发误餐补贴以离开出差人员所在市区范围为标准,在本地市区范围内办事不按计发误餐补贴。
5.3.3 误餐补贴具体标准为:北上广深等一线城市80元/天;长三角、珠三角等二线城市、青海玉树州、果洛州60元/天;其他城市或地区40元/天(湟中地区20元/天)。
5.3.4 误餐补贴按批准的实际出差天数计发,出差过程中经批准就近回家或赴其他地方省亲、办事的时间应予以扣除。
5.3.5 误餐补贴标准参照当地面条、粉汤、快餐的相关费用制定,当物价发生变化时,可适时进行调整。
5.3.6 专职或志愿者参加组织召开的会议或培训的,往返路途合计发一天误餐补贴。
5.4 市内交通费
5.4.1交通补贴具体标准为:北上广深等一线城市30元/天;长三角、珠三角等二线城市,青海玉树州、果洛州20元/天;其他城市或地区10元/天。
5.4.2 出差人员出差期间,原则上应优先乘坐城市公交系统;特殊情况经秘书处批准,可以乘坐出租车或其他交通工具,按实际发生费用据实报销,实报市内交通费的不再享受交通补贴;按公里数报销油费的,也不再享受交通补贴;若市内交通由当地解决,也不再享受交通费补贴。
5.4.3 项目地的市内交通费用标准根据实际情况,另行规定。
5.5通讯费补助
5.5.1 项目人员工资结构中的通讯费,指因工作需要使用手机联络而计发的手机话费补贴。
5.5.2 客服、筹款、组织管理等岗位人员,因格桑花工作需要频繁通过手机联系的,经秘书批准可报销部分通讯费。由本人凭合法凭证如实申报,办理相关报销手续。
5.5.3办公室人员拨打长途电话,必须使用IP功能。如确认应用而未用IP功能的,该次通话费用全额由当事人自行承担。
5.6 业务招待费
5.6.1格桑花严格控制业务招待费用,确因工作需要发生业务招待费用的,需事先列出事由、出席人员、预算等事项,邮件报秘书处批准。
5.6.2 业务招待费除按规定取得发票及办理正常报销手续外,要求经办人需在发票正面签名并写明招待人数及事由,并由同行人加签证实。
5.6.3 业务招待费标准为100元/人,特殊情况需超过标准接待的,须由秘书处批准。
5.7 会议费
5.7.1会议费指格桑花组织召开会议发生的费用,包括住宿费(含会场费用)、伙食费及其他费用(含市内交通费、办公用品费、材料印刷费等)
5.7.2 会议费综合定额标准如下:住宿费150元/人.天,伙食费100元/人.天、其他费用50元/人.天,合计300元/人.天。
5.7.3 会议费综合定额标准是会议费开支的上限,各项费用之间可以调剂使用,在综合定额标准内据实结算报销。
5.7.4 同一城市、不超过一天时间的小型工作会议、临时碰头会、专项工作协调会等一般性会议,可按30元/人.餐上限标准据实报销用餐费用。会议发起人事先应报秘书处批准,并在申请报销前将会议内容:包括与会人员、时间,地点、讨论事项,达成结果等信息发送邮件报秘书处备案,通过后予以报销。
5.8 培训费
5.8.1 培训费是指格桑花开展培训直接发生的各项费用支出,包括住宿费、伙食费、培训场地费、讲课费、培训资料费、市内交通费、其他费用。
5.8.2培训费实行综合定额标准、总额控制。综合标准按不超过以下标准:住宿费150元/人.天,伙食费100元/人.天,场地和讲课费100元/人.天,资料费、交通费和其他50元/人.天,合计400元/人.天。
5.8.3 综合定额标准是培训费开支的上限,各项费用之间可调剂使用,在综合定额标准内据实结算报销。不安排住宿的,综合定额标准按扣除住宿费后的标准核定。
5.8.4 培训人员所在地到培训地城市间交通费不含在综合定额标准内,按差旅费的相关报销规定报销。
6  其他类别的支出流程
6.1 办公用品
6.1.1 每月底,办公室根据工作需要提交“办公用品采购申请”,通过邮件或者OA报秘书处审批后进行采购。
6.1.2 所购办公用品、低值易耗品,实行定人验收、保管、领用登记的办法。
6.1.3 专业性、技术性强的用品,应委托相关人员购买;
6.1.4 单笔金额如大于30000元,应当经三家以上比价并备案后,再行采购;
6.2 固定资产购置费用
6.2.1 固定资产购置需经由有关部门或有关人员提出书面申请,报秘书处审批。
6.2.2 价值20万元以上的重大固定资产购置,需经理事会审批。
6.2.3 固定资产购置款项应以转账方式支付。
6.2.4 固定资产购买、安装、调试、验收合格后,应尽快凭发票、保修单、验收单或入库单等办理报销手续。
6.2.5 固定资产管理应建立相应的管理台账,定期查验。
7 附则
7.1本规定根据格桑花《财务管理制度》基本原则制定,在具体标准上根据实际情况进行适度调整和完善,与“财务制度”不一致的条款应以本规定为准。
7.2 本规定由秘书处负责解释。

 

工作经费管理办法

1  目的
为了保障青海格桑花教育救助会(以下简称“格桑花”)可持续发展,实现组织使命,履行社会承诺,进一步规范工作经费的提取、使用和管理,强化财务的透明性和公开性,根据《会计法》、《民间非营利组织会计制度》等相关法律、法规以及《青海格桑花教育救助会章程》规定,结合实际业务活动情况,制定本办法。
2    定义
工作经费:包括组织运营的行政管理费用、项目执行费用和项目筹资费用。
3  工作经费来源和比例
3.1 工作经费来源
捐赠收入、利息收入、会费收入、在核准的业务范围内开展活动或服务的收入、其他合法收入。格桑花作为非营利组织,工作经费主要来源于捐赠收入。
3.2 工作经费的比例
格桑花工作经费比例遵照“相对固定、适时调整”的原则,原则上在一个会计年度内不作调整。当工作经费的上年度实际开支与预算出现结余过大或赤字时,财务部门应根据实际使用情况结合下一年度工作经费的预算情况向理事会提出调整方案。
格桑花工作经费包含项目执行费用和项目筹资费用,根据格桑花组织发展规划及实际情况,格桑花收取工作经费的比例确定为5%-10%,其中一对一助学项目收取的工作经费为5%,其他项目主要根据项目地远近、海拔高低、执行周期,项目复杂程度等因素不同而收取不同比例,以项目计划书公布比例为准。
3.3  工作经费的内容
3.3.1 行政管理费用内容
3.3.1.1  格桑花专职行政管理人员(如财务人员等)的工资、福利、社会保障费等薪资福利支出。
3.3.1.2  格桑花办公用品购置费、水电费、邮电费、物业管理费、房租费、电话费、折旧费、修理费等办公经费支出。
3.3.1.3  机构培训费、工作会议费、用于购买中介机构服务费、审计费、网站开发建设、客户维护等公用经费支出。
3.3.2 项目执行费用内容
3.3.2.1  项目人员的工资、福利、社会保障费等薪资福利支出。
3.3.2.2  项目人员为项目执行而发生的的差旅费、通讯费、专项培训费、交通费等经费支出。
3.3.3 项目筹资费用内容
为项目筹资而发生的宣传费用和筹资费用。
4  工作经费的使用、核算和报告公示
4.1 工作经费的预算
财务部门在编制年度财务报告时,根据业务部门的下一年度业务活动计划,拟定详细的下一年度财务预算(其中包括工作经费的预算),由秘书处报理事会审核批准。
4.2 工作经费的使用
工作经费使用应严格按年初预算控制,预算的调整和经费报支应按相关财务制度严格执行。
4.3 工作经费的核算
财务部门对发生的费用严格按行政管理费用、项目执行费用及项目筹资费用区别核算。定期对相关费用进行财务分析,对控制行政管理费用,提高项目执行和项目筹资相关资金的使用效益提出合理化建议。
4.4工作经费的报告
格桑花工作经费的使用情况按规定在财务报告中充分体现,财务报告通过审计后,在格桑花官方网站上向社会公众报告。

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