项目管理制度

青海格桑花教育救助会项目管理制度

 

总则

        为规范青海格桑花教育救助会(以下简称格桑花)项目的管理, 确保项目运行的合法、合规、合理,实现项目的预期目标,维护格桑花、捐赠方和受益方的合法权益,特制定本制度。

    本制度适用于使用格桑花的资助资金,在助学区域内项目的管理。本制度包括对项目立项、项目实施、项目资金、项目评估、项目信息的管理。  

一、项目立项管理

1、项目的立项与管理工作须遵循受益人需求原则、使命优先原则、 机构自身优势原则,符合格桑花宗旨和章程的有关规定,综合考虑项目的可行性、实效性及持续性;

2、项目立项需提交项目立项报告或项目立项申请表,内容包括:前期调研情况、项目背景、项目目标、项目内容、项目预算、社会效益预测、时间进度、实施计划等; 

3、所有项目均需经过格桑花秘书处审议、评估、批准,经批准的项目可进入实施阶段; 

4 实行项目责任管理制度,配备项目人员,行使项目管理职责。  

二、  项目实施管理

1 推行项目负责人制度,对项目实施进行全过程监管,负责整个项目的日常管理、检查验收、定期汇报,确保项目按计划有序推进、资金流转按预算执行; 

2、秘书处组织制订项目年度计划及预算,报理事会批准,项目年度计划应当作为年度内项目执行的基础,但不因此而限制项目的实施与发展,如果在实施过程中出现新的项目机会或项目关键因素发生重大变化,在充分论证的基础上可适度对年度计划进行调整,并报理事会批准。 

3、项目执行需按照秘书处要求,进行项目的实施、督导与评估,保证项目顺利执行; 

4、定期进行项目阶段性工作总结,及时向秘书处及理事会汇报项目实施进展情况;

5、项目参与方不得擅自披露未经批准公示的项目评审结果。  

三、 项目资金管理

1、格桑花对项目资金实行预算制管理。由项目负责人根据项目合作协议或批准的项目立项报告、实施方案,编制项目经费预算,经财务审核后,由秘书处批准执行; 

2、格桑花依据经费预算、项目进度、 检查与验收结果拨付项目资金,项目负责人或项目执行团队向格桑花提供合法有效的发票;

 3、秘书处应会同财务人员对项目负责人及项目执行团队的执行情况与资金使用情况进行检查、监督和审计;

4、申请拨款前,项目负责人或项目执行团队须提交项目阶段性或项目完结评估报告;

 

四、 项目评估管理

1 项目负责人定期提交项目报告,由秘书处或秘书处指定的人员依据实际情况进行检查验收,评估项目执行进展情况; 

2、项目执行中期,经过秘书处或秘书处指定负责人中期检查,按照评估意见进行调整或整改,以取得更好的项目效果; 

3、项目结束阶段,经秘书处对项目进行评估后,形成项目总结与评价意见,总结项目优缺点,评价项目效果,指导后续项目的开展。

4 项目实施结束后,项目负责人须提出结项申请,并报秘书处批准,相关项目文件进行备案。

五、项目信息管理

1、项目负责人应及时收集汇总项目信息,适时对项目数据信息进行分析并形成书面报告,上报秘书处; 

2、秘书处根据项目实施情况,通过官方网站或其他媒体公布项目进展及成效。

 

附则

1、根据实际需要,格桑花可参照本制度,制定具体项目的管理方法或实施细则; 

2、本制度由青海格桑花教育救助会秘书处负责解释。

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